Offertes opvolgen is het goedkoopste deel van je verkoopproces en tegelijk het deel dat het vaakst wegvalt. Zonder opvolging is alle moeite van je prospectie verloren. Dit verhaal van een klant maakt pijnlijk duidelijk hoeveel dat kost.

Vlak voor de zomer kreeg ik de vraag om een klant te begeleiden bij het contacteren van enkele grote spelers in de Antwerpse en Rotterdamse haven. Hij wilde aan tafel bij de grote namen.

We maakten een wishlist van 30 bedrijven, werkten aan zijn pitch, zijn verkoopmateriaal en zijn belstrategie, en haalden samen vijf afspraken binnen. Het vervolg zou hij zelf doen. Binnengeraken was het probleem, zei hij, niet het verkoopproces zelf.

Wat er daarna gebeurde

Van de 25 bedrijven waar nog geen afspraak stond, waren er tien nog open. Die heeft hij nooit meer opnieuw gecontacteerd.

Van de vijf afspraken werden er twee afgezegd. Voor geen van beide is er een nieuwe datum vastgelegd.

Van de drie afspraken die wel doorgingen, mocht hij twee offertes sturen. Geen van beide is ooit opgevolgd.

'Waarom zoveel tijd, geld en energie steken in contacten leggen, als je er daarna niets mee doet?'

Waarom opvolging het vaakst wegvalt

Opvolging staat nooit in iemands agenda. Prospecteren wel, want dat is een blok tijd dat je inplant. Afspraken wel, want de klant staat mee in je kalender. Maar opvolgen is een reeks kleine taken zonder deadline, en dus verdwijnt het. Datzelfde patroon zie je bij prospectie en account management, zoals in drie dingen die ik aanleer en zelf te vaak vergeet.

Daarbij komt een tweede reden: opvolgen voelt ongemakkelijk. Je hebt al een offerte gestuurd, en nu nog eens bellen voelt als aandringen. Dus wacht je nog een weekje. En nog een.

De derde reden is een geloof dat ik nog te vaak hoor: als ze me echt willen, bellen ze zelf wel terug. Dat werkt niet. Je klant heeft twintig andere dingen aan zijn hoofd, en jouw offerte is er daar maar een van.

Hoe je opvolging structureel inbouwt

Zet een vast moment in je week voor opvolging. Een uur, altijd op dezelfde dag. Wat er in dat uur gebeurt, ligt vast: elke openstaande offerte krijgt een telefoon of een bericht.

Spreek bij elke afspraak de volgende stap af voor je vertrekt. Niet 'ik hoor nog van je', wel 'ik bel je volgende dinsdag om tien uur'. Zet dat meteen in beide agenda's.

Log alles. In een CRM als dat er is, anders in een spreadsheet. Wat niet genoteerd staat, gebeurt niet. Zie ook we bellen nog wel, en dan vergeet je het te doen.

En bel afgezegde afspraken meteen opnieuw in. Een afzegging is geen nee, het is een verplaatsing die nog niet gebeurd is.

Veelgestelde vragen

Hoe vaak moet ik een offerte opvolgen?

Voor een klein dossier volstaan twee contactmomenten. Voor een groot project mag dat gerust vijf tot tien keer over enkele maanden zijn, telkens met iets nieuws in plaats van een herinnering.

Hoe lang wacht ik voor mijn eerste opvolging?

Drie tot vijf werkdagen na het versturen. Langer wachten laat je offerte wegzakken tussen alle andere zaken op het bureau van je klant.

Bellen of mailen bij opvolging?

Bellen levert antwoorden op, mailen levert stilte op. Krijg je iemand niet te pakken, spreek dan een korte voicemail in en stuur daarna een mail met dezelfde vraag.

Er is altijd ruimte voor een kort telefoontje, hoe druk je het ook hebt. Wil je opvolging structureel in je proces zetten, dan hoort dat bij een traject bij Bynker.