Een koude mail schrijven die wel gelezen wordt, draait om relevantie en niet om volume. Niemand ergert zich aan een bericht dat klopt. Mensen ergeren zich aan het bewijs dat je niet gekeken hebt. In dit artikel staan de drie checks en de opbouw van een koude mail die werkt.

Ik kreeg onlangs een koude mail waarin een bedrijf mij een ervaren magazijnier aanbood. Mijn eenmans-bv in zakelijke dienstverlening heeft daar bijzonder weinig aan.

Over enkele weken gaan ze in dat bedrijf beweren dat koude prospectie niet werkt. Het werkt wel. Je moet er alleen wat trots en moeite in steken.

Ik krijg met plezier 20 koude mails per dag. Ze moeten wel relevant zijn.

Het probleem is nooit het volume

Er wordt veel geklaagd over de hoeveelheid ongevraagde berichten. Maar niemand ergert zich aan een mail die precies op zijn situatie slaat. Wat mensen irriteert, is de duidelijke boodschap: ik heb niet naar jou gekeken voor ik dit verstuurde.

Een mail die aantoont dat je vijf minuten hebt nagedacht, wordt gelezen. Zelfs als het antwoord nee is, krijg je vaak een vriendelijk nee, en soms een verwijzing naar iemand anders.

'Niemand ergert zich aan een koude mail die klopt. Mensen ergeren zich aan het bewijs dat je niet gekeken hebt.'

De drie checks voor je op verzenden drukt

Klopt de sector? De meest basale check, en meteen degene die het vaakst wordt overgeslagen. Als je een lijst koopt of exporteert, filter dan echt en niet enkel op provincie.

Klopt de grootte? Een aanbod voor bedrijven met een magazijn en een ploegenwerking heeft geen zin bij een zelfstandige zonder personeel. De bedrijfsgrootte staat in elke database. Gebruik ze.

Klopt de functie? De zaakvoerder van een productiebedrijf en zijn aankoper hebben andere zorgen. Je mail moet gaan over de zorg van de persoon die hem opent.

Al deze checks worden eenvoudig zodra je klantprofiel scherp staat, zoals beschreven in definieer je ideale klant scherp.

Wat automatisatie hierin verandert

Niets, en dat is precies het punt. Een tool die je verzending automatiseert, maakt slechte mails niet beter. Ze maakt er alleen meer van.

Automatisatie is prima wanneer je gerichte outreach opzet en het manuele werk wil versnellen. Ze wordt een probleem wanneer je bagger wil vermenigvuldigen.

De regel is simpel: zou je deze mail ook manueel getypt hebben aan deze persoon? Zo ja, automatiseer gerust. Zo nee, is de tool niet je probleem. Waar de grens ligt, staat in automatiseer gerust, maar blijf authentiek overkomen.

Hoe een goede koude mail eruitziet

Kort, drie tot vijf zinnen. Eerste zin over de ontvanger of zijn bedrijf, met iets wat je echt hebt opgezocht. Tweede zin over een probleem dat bij dat type bedrijf vaak speelt. Derde zin over wat jij daaraan doet, in mensentaal. Laatste zin een kleine vraag, geen groot engagement.

Geen bijlagen, geen bedrijfsvideo, geen drie alinea's over je geschiedenis sinds de oprichting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang mag een koude mail zijn?

Drie tot vijf zinnen, of ongeveer 80 woorden. Hij moet leesbaar zijn op een telefoonscherm zonder scrollen. Alles wat langer is, wordt weggeklikt voor het gelezen wordt.

Hoeveel koude mails per dag zijn te veel?

Er is geen absoluut getal. De grens ligt bij het punt waarop je ze niet meer relevant kan houden. Twintig doordachte mails per dag zijn beter dan 500 die je zelf niet zou beantwoorden.

Hoe vaak volg ik een koude mail op?

Twee tot drie keer, met een week tussen elk bericht, en telkens met iets nieuws in plaats van 'even opvolgen'. Daarna laat je het rusten en probeer je binnen zes maanden opnieuw.

Twintig relevante mails per dag leveren meer op dan 500 die niemand serieus neemt. Wil je je outreach samen uitschrijven, dan doen we dat in een traject bij Bynker.