Afspraken bevestigen: moet dat nog? Steeds vaker hoor ik bij aankomst dat men niet zeker wist of ik nog zou komen. In dit artikel lees je waarom die reflex ontstaan is en wat je er praktisch mee doet.

Er begint mij iets op te vallen wanneer ik toekom op een afspraak.

Steeds vaker zeggen mensen iets in de trant van: 'Je had niet meer bevestigd, dus ik was niet zeker of je nog wel ging komen.'

We hadden toch een afspraak? Ze stond in jouw agenda en in de mijne. Had ik dan nog eens moeten bevestigen?

Waar die twijfel vandaan komt

Blijkbaar dagen er tegenwoordig genoeg mensen niet meer op voor meetings, en dat verandert de verwachting voor iedereen.

Wie een keer voor niets heeft zitten wachten, gaat de volgende keer twijfelen. Niet omdat jij onbetrouwbaar bent, wel omdat de norm verschoven is.

'Een bevestiging is geen wantrouwen. Het is een vervanging geworden voor iets wat vroeger vanzelfsprekend was.'

Wat dat betekent voor je verkoop

Los van de irritatie: in een verkoopcontext is dit gewoon praktisch. Een afspraak die niet doorgaat, kost je een dagdeel en soms een dossier.

Een kort bericht een dag vooraf haalt het grootste deel van die uitval weg. En het geeft je meteen een aanleiding om te vragen wie er nog bij zal zijn, wat je iets vertelt over de beslissers, zoals in beslissers in kaart brengen.

Hoe je het doet zonder ongemak

Hou het kort en zakelijk. Bevestig het uur en de plaats, en vermeld waar het gesprek over zal gaan.

Vraag er iets nuttigs bij: of er nog iemand aansluit, of ze op voorhand iets willen doorsturen. Dan is het geen controlemoment maar voorbereiding.

En doe het consequent. Wie het soms wel en soms niet doet, creeert precies de twijfel die hij wil vermijden.

De andere kant

Als jij twijfelt of een klant zal opdagen, bevestig dan zelf. Dat is nog altijd goedkoper dan een verplaatsing voor niets, en het hoort bij de opvolging uit waarom opvolgen zo cruciaal is.

Veelgestelde vragen

Wanneer bevestig ik het best?

De dag voordien, in de voormiddag. Vroeg genoeg om nog te kunnen schuiven, laat genoeg om niet vergeten te worden.

Mail of telefoon?

Een kort bericht volstaat meestal. Bij een belangrijke afspraak of een lange verplaatsing is een telefoon veiliger, want dan hoor je ook meteen de twijfel.

Komt bevestigen niet onzeker over?

Niet als je er iets nuttigs aan koppelt. Een bevestiging met een agendapunt of een vraag erbij leest als voorbereiding, niet als onzekerheid.

Bevestig deze week eens al je afspraken een dag vooraf en kijk wat het verschil is. Wil je je opvolging structureel maken, bekijk dan het aanbod van Bynker.